Pengertian standar operasional prosedur paket program pengolah angka di perusahaan

3.1.      Menjelaskan standar operasional prosedur paket program pengolah angka di perusahaan

4.1       Mengevaluasi standar operasional prosedur paket program pengolah angka di perusahaan

Materi Pokok:

Standar Operasional Prosedur(SOP) paket program pengolah angka/ spreadsheet

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

Paradigma governance membawa pergeseran dalam pola hubungan antara pemerintah dengan masyarakat sebagai konsekuensi dari penerapan prinsip-prinsip corporate governance. Penerapan prinsip corporate governance juga berimplikasi pada perubahan manajemen pemerintahan menjadi lebih terstandarisasi, artinya ada sejumlah kriteria standar yang harus dipatuhi instansi pemerintah dalam melaksanakan aktivitasaktivitasnya. Standar kinerja ini sekaligus dapat untuk menilai kinerja instansi pemerintah secara internal mupun eksternal. Standar internal yang bersifat prosedural inilah yang disebut dengan Standar Operasional Prosedur (SOP).

Perumusan SOP menjadi relevan karena sebagai tolok ukur dalam menilai efektivitas dan efisiensi kinerja instansi pemerintah dalam melaksanakan program kerjanya. Secara konseptual prosedur diartikan sebagai langkah - langkah sejumlah instruksi logis untuk menuju pada suatu proses yang dikehendaki. Proses yang dikehendaki tersebut berupa pengguna-pengguna sistem proses kerja dalam bentuk aktivitas, aliran data, dan aliran kerja. Prosedur operasional standar adalah proses standar langkah - langkah sejumlah instruksi logis yang harus dilakukan berupa aktivitas, aliran data, dan aliran kerja.

Dilihat dari fungsinya, SOP berfungsi membentuk sistem kerja & aliran kerja yang teratur, sistematis, dan dapat dipertanggungjawabkan; menggambarkan bagaimana tujuan pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku; menjelaskan bagaimana proses pelaksanaan kegiatan berlangsung; sebagai sarana tata urutan dari pelaksanaan dan pengadministrasian pekerjaan harian sebagaimana metode yang ditetapkan; menjamin konsistensi dan proses kerja yang sistematik; dan menetapkan hubungan timbal balik antar Satuan Kerja.

Secara umum, SOP merupakan gambaran langkah-langkah kerja (sistem, mekanisme dan tata kerja internal) yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu tugas untuk mencapai tujuan instansi pemerintah. SOP sebagai suatu dokumen/instrumen memuat tentang proses dan prosedur suatu kegiatan yang bersifat efektif dan efisisen berdasarkan suatu standar yang sudah baku. Pengembangan instrumen manajemen tersebut dimaksudkan untuk memastikan bahwa proses pelayanan di seluruh unit kerja pemerintahan dapat terkendali dan dapat berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Sebagai suatu instrumen manajemen, SOP berlandaskan pada sistem manajemen kualitas (Quality Management System), yakni sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang dan/atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Sistem manajemen kualitas berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Hal ini mencakup beberapa tingkat dokumentasi terhadap standar-standar kerja. Sistem ini berlandaskan pada pencegahan kesalahan, sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat reaktif. Secara konseptual, SOP merupakan bentuk konkret dari penerapan prinsip manajemen kualitas yang diaplikasikan untuk organisasi pemerintahan (organisasi publik). Oleh karena itu, tidak semua prinsip-prinsip manajemen kualitas dapat diterapkan dalam SOP karena sifat organisasi pemerintah berbeda dengan organisasi privat.

Tahap penting dalam penyusunan Standar operasional prosedur adalah melakukan analisis sistem dan prosedur kerja, analisis tugas, dan melakukan analisis prosedur kerja.

1. Analisis sistem dan prosedur kerja

Analisis sistem dan prosedur kerja adalah kegiatan mengidentifikasikan fungsifungsi utama dalam suatu pekerjaan, dan langkah-langkah yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi sistem dan prosedur kerja. Sistem adalah kesatuan unsur atau unit yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi sedemikian rupa, sehingga muncul dalam bentuk keseluruhan, bekerja, berfungsi atau bergerak secara harmonis yang ditopang oleh sejumlah prosedur yang diperlukan, sedang prosedur merupakan urutan kerja atau kegiatan yang terencana untuk menangani pekerjaan yang berulang dengan cara seragam dan terpadu.

2. Analisis Tugas

Analisis tugas merupakan proses manajemen yang merupakan penelaahan yang mendalam dan teratur terhadap suatu pekerjaan, karena itu analisa tugas diperlukan dalam setiap perencanaan dan perbaikan organisasi. Analisa tugas diharapkan dapat memberikan keterangan mengenai pekerjaan, sifat pekerjaan, syarat pejabat, dan tanggung jawab pejabat.

3. Analisis prosedur kerja

Analisis prosedur kerja adalah kegiatan untuk mengidentifikasi urutan langkah-langkah pekerjaan yang berhubungan apa yang dilakukan, bagaimana hal tersebut dilakukan, bilamana hal tersebut dilakukan, dimana hal tersebut dilakukan, dan siapa yang melakukannya.

Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instasi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Tujuan SOP adalah menciptakan komitment mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja instansi pemerintahan untuk mewujudkan good governance.

Standar operasional prosedur tidak saja bersifat internal tetapi juga eksternal, karena SOP selain digunakan untuk mengukur kinerja organisasi publik yang berkaitan dengan ketepatan program dan waktu, juga digunakan untuk menilai kinerja organisasi publik di mata masyarakat berupa responsivitas, responsibilitas, dan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah. Hasil kajian menunjukkan tidak semua satuan unit kerja instansi pemerintah memiliki SOP, karena itu seharusnyalah setiap satuan unit kerja pelayanan publik instansi pemerintah memiliki standar operasional prosedur sebagai acuan dalam bertindak, agar akuntabilitas kinerja instansi pemerintah dapat dievaluasi dan terukur.

Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instasi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan procedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Tujuan SOP adalah menciptakan komitment mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja instansi pemerintahan untuk mewujudkan good governance.

Standar operasional prosedur tidak saja bersifat internal tetapi juga eksternal, karena SOP selain dapat digunakan untuk mengukur kinerja organisasi publik, juga dapat digunakan untuk menilai kinerja organisasi publik di mata masyarakat berupa responsivitas, responsibilitas, dan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah. Dengan demikian SOP merupakan pedoman atau acuan untuk menilai pelaksanaan kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan procedural sesuai dengan tata hubungan kerja dalam organisasi yang bersangkutan.

Standar Operasional Prosedur(SOP) paket program pengolah angka/ spreadsheet

2.1. Mengoperasikan Komputer

Pada pokok bahasan ini akan membahas tentang bagaimana menjalankan komputer yang dimulai dari mempersiapkan penyalaan komputer, menyalakan komputer, mengoperasikan komputer, mematikan komputer (shut down), restart komputer.

Latihan 1 : Mengoperasikan Komputer

Menurut Anda apa yang harus di lakukan sebelum mengoperasikan komputer, diskusikanlah dengan teman yang ada di sebelah kiri atau kanan Anda.

Menurut Anda apa sebaiknya di lakukan ketika mouse komputer di depan Anda rusak, diskusikanlah dengan teman yang ada di sebelah kiri atau kanan Anda perintah apa yg dapat digunakan untuk memulai berkerja pada komputer misalnya :

Start : _____________________________________________________________

Pilih Program : _____________________________________________________

Keluar dari Program : ________________________________________________

Mencetak : _________________________________________________________

Shutdown : ________________________________________________________

2.1.2 Mempersiapkan Penyalaan Komputer

Hal yang perlu di perhatikan sebelum menyalakan komputer antara lain :

1) Pastikan perangkat-perangkat seperti keyboard, mouse, monitor sudah terpasang dengan benar,

2) Pastikan bahwa power supply komputer sdh tersambung ke UPS atau stabiliser atau langsung ke jala-jala listrik PLN,

3) Pastikan bahwa komputer tersebut sudah terinstall sistem operasi dari program aplikasi yang dibutuhkan,

4) Pastikan bahwa disekitar komputer tidak terdapat minuman atau makanan yang mengandung air.

2.1.2. Menyalakan Komputer

Langkah-langkah menyalakan komputer dengan langkah sebagai berikut :

1) Menekan tombol power pada CPU kemudian diikuti dengan menekan tombol power monitor, lihat gambar 2.1. (1)

2) Pastikan gambar tampilan POST (Power On Self Test) sukses sehingga muncul di layar seperti pada gambar 2.1. (2)

3) Tunggu hingga tampilan sistem operasi muncul seperti pada gambar 2.1. (3)

4) Jika sistem operasi yang digunakan terproteksi atau membutuhkan password untuk login, maka masukkan “kode” yang sesuai pada user yang di pilih, tetapi jika tidak membutuhkan tekan salah satu user log in yang tersedia,

5) Selanjutnya tunggu hingga ruang kerja atau dekstop sistem operasi muncul.

  

2.1.3. Mengoperasikan Komputer

Megoperasikan komputer dapat menggunakan perintah melalui keyboard (keyboard shortcut) atau menggunakan mouse untuk menekan tombol-tombol yang telah disiapkan oleh sistem operasi yang digunakan. Perhatikan penjelasan berikut ini :

a.      Menggunakan Start Menu

 Berfungsi untuk memulai suatu program atau aplikasi. perhatikan tombol ini terletak

dibawah sudut kiri desktop.

Untuk menggunakan tombol start menu adalah dengan mengklik satu kali hingga muncul menu kemudian arahkan pointer ke arah yang diinginkan tanpa mengklik, karena dengan sendirinya menu tersebut akan terbuka.

Perhatikan gambar berikut :

Sebagai latihan, bila ingin menunjuk suatu aplikasi sebagai contoh internet explorer, klik start menu kemudian arahkan pointer ke Programs, lalu arahkan ke Internet Explorer. Perhatikan garis dibawah salah satu huruf di start menu, perintah diatas dapat digunakan dengan mengetik tombol start di keyboard dan huruf yang digaris bawah. Lalu

kursor di keyboard untuk memilih menu yang

diinginkan.

Tips : Bila keyboard tidak dilengkapi dengan tombol start, maka lakukan kombinasi tombol CTRL + ESC