Memproses dan Melayani Pemesanan Ruang Rapat/Seminar

Memproses dan Melayani Pemesanan Ruang Rapat/Seminar

A. Memproses Pemesanan Ruang Rapat/Seminar

Dalam menjual produk pelayanan ruang rapat/seminar harus ditunjuk orang yang memiliki bakat organisasi serta kepemimpinan yang memadai, karena pelaksanaan tugas-tugas function harus dijalankan secara lancar dan terorganisasi. Dalam menawarkan produk layanan perlu dijaga lancarnya pembicaraan dan kontak bisnis dengan pihak pemesan. Seorang petugas layanan harus memiliki informasi lengkap tentang produk yang akan dijual.

Layanan ruang rapat/seminar pada sebuah hotel besar, umumnya menjadi tanggung jawab departemen MICE yang langsung dipimpin oleh service manager, sehingga tamu akan selalu berhubungan dengan service manager, kemudian service manager akan melanjutkannya ke bagian-bagian lain misalnya food service, kitchen, steward, porter, houseman, dan memastikan persiapan berjalan dengan lancar pada tanggal yang ditentukan.

1. Langkah-langkah Memproses Pemesanan Ruang Rapat/Seminar

a. Persiapan

1) Diri, meliputi kebersihan badan, kelengkapan seragam, tidak memakai perhiasan secara berlebihan, tidak berbau badan.

2) Alat, meliputi alat tulis kantor, daftar produk mcliputi jenis ruangan, jenis alat, jenis hidangan/ paket menu, daftar harga penyewaan ruang, harga kamar hotel, dan formulir administrasi.

b. Pelaksanaan

1) Menyapa, selamat datang..., tawarkan bantuan.

2) Pastikan keinginan tamu.

3) Catat keinginan tamu pada secarik kertas.

4) Periksa pesanan yang diinginkan tamu pada Banquet List.

5) Tegaskan kembali pesanan tersebut tersedia atau tidak pada periode yang diminta.

6) Bila ya, catat data tamu pada Banquet Event Order, lengkapi semua data yang ada. Minta penegasan tanda tangan tamu pada formulir.

7) Minta fotokopi kartu identitas tamu sebagai data akurat pemesan.

8) Ulangi kembali pesanan tamu.

9) Minta uang muka untuk pesanan yang dilakukan.

10) Pastikan tamu menghubungi pihak hotel bila ada scsuatu yang kurang jelas.

11)Ucapkan terima kasih.

c. Penyelesaian

Arsip formulir banquet event order dan sampaikan rangkapnya pada departemen yang terkait (food service, kitchen, steward, porter, houseman, lainnya) sertakan tanda serah terima rangkap banquet event order untuk memastikan informasi telah sampai/diterima.

B. Melayani Permintaan Konsumen

Permintaan konsumen dalam penyelenggaraan ruang rapat/seminar sangat beragam sehingga harus benar-benar dirinci keinginannya agar tidak terjadi kesalahan dalam mengatur ruangan tersebut.

Pada saat melayani permintaan konsumen akan layanan ruang rapat/seminar maka sebaiknya tamu diminta mengisi formulir daftar pengecekan kegiatan dan perlengkapan sehingga pihak hotel tahu dengan jelas apa yang diinginkan oleh tamu tersebut. Apabila dalam melayani permintaan konsumen ada perlengkapan yang tidak tersedia di hotel tetapi tamu menginginkannya maka sudah seharusnya hotel membantu pengadaan perlengkapan tersebut atau dibicarakan lebih lanjut.