Definisi Room Section, Tugas dan Tanggung jawab, Struktur Organisasi dan Karakteristik Room Section

A. Seksi Kamar (Room Section)

Seksi kamar atau room section salah satu seksi di departemen tata graha atau housekeeping yang mempunyai tanggung jawab terhadap kebersihan, kerapian, serta kelengkapan seluruh kamar tamu yang ada di hotel. Selain tanggung jawab tersebut room section juga harus memenuhi unsur-unsur penting yaitu memberikan keamanan dan pelayanan terbaik kepada tamu sehingga tamu merasa puas selama tinggal di hotel dan diharapkan akan menjadi pelanggan hotel.

Tugas dan tanggung jawab seksi kamar (room section)

Area kerja yang menjadi tanggung jawab seksi kamar atau room section adalah seluruh kamar tamu, koridor, tangga-tangga, room boy station dan gudang di floor. Petugas di room section akan berbeda bagi setiap hotel, hal ini dikarenakan beberapa faktor, yaitu jenis hotel dan besar kecilnya sebuah hotel.

Petugas room section, antara lain assistant chief housekeeper/exs, housekeeper atau housekeeper manager, floor supervisor atau penyelia seksi kamar atau disebut pula floor captain, room attendant atau petugas kamar/pramukamar, namun ada pula yang menyebut room boy untuk petugas laki-laki dan room maid untuk petugas perempuan.

Di bawah ini contoh struktur organisasi di room section.

Mengacu pada contoh struktur kerja di seksi kamar dapat dijelaskan tugas dan tanggung jawab setiap personal yang ada.

1. Assistant Chief Housekeeper

a. Membantu kerja chief housekeeper.

b. Melaksanakan program kerja.

c. Membuat evaluasi kerja bawahannya.

d. Membuat jadwal kerja untuk bawahannya.

e. Mengawasi dan mengoordinasi pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya.

f. Menyelesaikan permasalahan yang ada, baik secara internal maupun eksternal.

g. Mengajukan pembelian terhadap keperluan untuk operasional di seksi kamar.

2. Floor Supervisor

a. Menyediakan lembaran kerja atau worksheet room attendant.

b. Mengawasi, memeriksa, dan membagikan tugas yang akan dilakukan oleh room attendant.

c. Memeriksa kebersihan, kerapian, dan kelengkapan seluruh kamar tamu yang ada di hotel

d. Menentukan status kamar sesuai kondisi kamar

e. Membuat laporan apabila ada kerusakan barang di kamar.

f. Mengajukan job order atau work order ke bagian engineering untuk perbaikan kerusakan barang yang ada di kamar tamu.

g. Mengontrol dan menginventarisasi barang-barang yang ada di kamar tamu.

h. Membuat jadwal kerja room attendant.

i. Membuat program kerja untuk pembersihan secara berkala (general cleaning) baik harian, mingguan, dan bulanan.

j. Membuat laporan kerja harian pada logbook.

k. Memastikan well groomed standard room attendant dengan cara memeriksa kerapian dan kebersihan.

3. Room Attendant

a. Menjaga well groomed standard room attendant dan tepat waktu.

b. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh atasan dengan baik.

c. Membersihkan seluruh kamar sesuai dengan jadwal yang telah diberikan oleh supervisor.

d. Bertanggung jawab terhadap peralatan dan perlengkapan yang digunakan.

e. Melaporkan saat mendapati kerusakan barang, barang kehilangan, dan penemuan barang kepada atasannya.

f. Bertanggung jawab atas kenyamanan tamu.

g. Menginventarisasi peralatan dan perlengkapan pada trolley dan pantry yang menjadi tanggung jawabnya pada akhir bulan.

h. Membuang sampah ke lokasi yang sudah ditentukan.

i. Melakukan turn down service pada shift sore.

j. Memberikan atau menyediakan pelayanan terhadap permintaan tamu tentang kelengkapan kamar tamu.

k. Memberikan dan menyelesaikan laporan kerja harian.

I. Mengajukan permintaan barang amenities kepada runner.

B. Runner

1. Memastikan persediaan extra bed, baby cot, iron dan ironing board tersusun rapi di pantry.

2. Memastikan persediaan amenities cukup untuk 1 bulan di gudang (storage).

3. Setiap bulan mengajukan permintaan barang untuk kebutuhan room attendant.

4. Mengirimkan barang ke kamar tamu sesuai dengan permintaannya dan mencatat permintaan tersebut sesuai dengan SOP perusahaan.

5. Membuat job order jika terdapat kerusakan barang.

6. Membuat laporan kerja setiap hari.

7. Mengirim barang untuk keperluan room attendant dan lainnya apabila diperlukan karena ada kekurangan.

Karakteristik Petugas Room Section

Petugas pramukamar atau room attendant harus melaksanakan tugasnya dengan baik sehingga akan memberi kepuasan kepada tamu dan pihak hotel. Oleh karena itu, petugas pramukamar atau room attendant harus mengetahui, memahami, dan melaksanakan peraturan-peraturan atau ketentuan-ketentuan yang berlaku di room section.

Berikut ini ketentuan-ketentuan yang harus diketahui, dipahami, dan dilaksanakan oleh room attendant.

1. Menampilkan well grooming standar dengan baik sesuai standar perusahaan.

2. Datang tepat waktu dan apabila ada halangan, sebaiknya memberi tahu sebelumnya.

3. Setelah menyelesaikan tugas, harus segera meninggalkan hotel.

4. Segera lapor pada supervisor atau kantor tata graha jika menjumpai tamu yang sakit dan hal-hal lain yang mencurigakan, misalnya pencuri.

5. Tidak membukakan pintu kamar untuk tamu yang tidak dikenal namun mempersilahkan menghubungi reception.

6. Melaporkan pekerjaan yang belum dapat diselesaikan kepada petugas shift berikutnya.

7. Keluar masuk hotel melalui pintu karyawan.

8. Melaporkan kepada supervisor jika mendapati barang hotel yang hilang dan apabila menemukan barang yang tertinggal.

9. Tidak meninggalkan room boy station atau tempat tugas tanpa izin supervisor.

10. Tidak berjalan-jalan di koridor kamar apabila sedang tidak bertugas.

11. Berikut ini yang dilakukan room atteandant pada saat bertugas.

• Ramah terhadap para tamu dan karyawan lain.
• Mengucapkan salam kepada tamu sesuai dengan waktu.
• Tidak pilih kasih kepada tamu atau memperlakukan tamu dengan sama.
• Memberikan pelayanan yang ramah dan berusaha mengingat nama tamu.
• Jangan berdiri di depan tamu saat berbicara dengan tamu.
• Selalu memperhatikan tamu.
• Jangan memberi informasi tentang manajemen hotel dan rahasia perusaahan kepada tamu

12. Berikut ini tidak boleh dilakukan pada saat bertugas

• Merokok dan berbicara keras, mengunyah permen karet, mínum minuman keras, dan makan di tempat tugas.
• Dilarang mengangkat dan menjawab telepon untuk tamu di kamar tamu.
• Mengobrol dengan tamu.
• Meminta tip pada tamu.
• Menghidupkan radio atau menonton tv di kamar.
• Mengajak teman berkunjung di hotel.
• Membaca majalah atau surat kabar di kamar tamu
• Ke hotel saat libur (day off).
• Membawa atau menyimpan barang hotel dalam loker.
• Memberikan kunci kamar (pass key) kepada orang lain.
• Menggunakan lift tamu.
• Membawa barang atau apapun tanpa izin.
• Menyimpan barang yang bukan milik pribadi.
• Meninggalkan hotel dengan seragam dan membawa kunci kamar (pass key),