Penggunaan Informasi Dan Teknologi Dalam Bidang Public Relations

Penggunaan Informasi Dan Teknologi Dalam Bidang Public Relations

Perkembangan PR baik sebagai ilmu maupun profesi sangatlah berkaitan dengan perkembangan teknologi komunikasi.Pengaruh teknologi komunikasi terhadap PR dapat berbentuk sebagai alat/media maupun bentuk baru dari kegiatan PR(Perkembangan teknologi komunikasi dapat menjadi media publikasi PR misalnya Net PR, PR online), yang muncul seperti, Net PR, PR online dan nama-nama lain dari bentuk kegiatan PR dalam dunia maya. Sebagai ilmu ataupun sebagai profesiperan teknologi komunikasi tidak dapat dipisahkan dengan kegiatan-kegiatan PR.menjadi sesuatu yang tidak bisa dipisahkan dengan teknologi komunikasi baru yang bernama internet. 

Umumnya dalam pemanfaatan IT menjadikan perusahaan semakin dekat dengan konsumen. Sebagai bagian yangdalam upayamenjaga citra dan kesan perusahaan terhadap publik dan konsumennya tentulah PR akan dapat mendekatkan konsumen dengan produk perusahaan dan juga akan berpengaruh terhadap peningkatan kualitas produk. Disamping itu PR dalam pemanfaatan IT tentunya akan mampu untuk memenuhi kebutuhan informasi konsumen atas informasi yang dibutuhkandari suatu produk. Perusahaan yang tidak memanfaatkan IT hanyaakan tertinggal dan menunggu waktu kebangkrutannya. 

Perkembangan teknologi informasi memudahkan aktifitas publik relations, jika dahulu PR dilakukan dengan berhadapan langsung atau secara konvensional yang mana seorang PR berdiri di tengah khalayak ramai, namun kini hal ini tidak perlu lagi. Melalui media massa baik cetak (Koran, majalah, tabloid, pamphlet, brosur, dll) maupun siaran (radio, televise, video) dimana kegiatan PR jauh lebih efektif. 

Terlebih lagi dengan adanya internet sebagai media komunikasi kegiatan PR dapat dilakukan dengan email, chatting, web pages, blog, dan masih banyak lagi. Namun demikian dengan berperkembangannya teknologi informasi menuntut pengetahuan dan keterampilan serta kreatifitas dari seorang public relations untuk menjalankan tugasnya. Hal penting yang harus dilakukan seorang PR adalah penggunaan teknik yang lebih kompleks dan kreatif seperti annual report, press releases, telekonferensi, news conference, konferensi pers, advertorial, public tour atau orasi langsung. Pemilihan teknik ini tentunya dipengaruhi siapa dan bagaimana audience, juga ketertarikan (interest) audience. Semakin beragam target audience yang dituju maka teknologi penyampaian pesan pun semakin tinggi sehingga menjangkau masyarakat yang lebih luas. 

Teknologi yang dapat digunakan pelaku PR dalam melaksanakan kegiatannya antara lain sebagai berikut:

A. Web pages. Web atau situ merupakan kumpulan halaman-halaman yang digunakan untuk menampilkan gambar, gambar bergerak, suara atau gabungan dari semua, baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan dengan link-link.Di era ini pesan tidak lagi disampaikan satu arah namun bersifat interaktif. Manfaat web bagi PR yaitu dapat melakukan penelusuran langsung dan cepat tentang apa yang dilakukan pesaing, mengetahui opini yang emndukung atau berlawanan dari masyarakat. PR juga dapat memanfaatkan web untuk virtual marketing, distribusi e-mail, brochureware, grup diskusi antara pengguna nternet maupun sesame PR. Dalam Web biasanya juga terdapat enzine (majalah elektronik) dimana terdapat informasi artikel dan mungkin juga solusinya. Enzine berbasis web merupakan situs web yang mengharuskan pembaca untuk dating ke link tertentu, baru bias membaca berita atau informasi aktual dari halaman web ke halaman web yang lain. Perusahaan pun dapat memanfaatkan untuk bidang usahanya jika tim PR perusahaan itu menyempatkan diri untuk mencari dan mengevaluasi informasi yang tersedia.

B. Blog. Blog merupakan singkatan dari “web log” yaitu bentuk aplikasi web yang menyerupai tulisan-tulisan (yang termuat sebagai posting) pada sebuah halaman web umum.Sering kita temui bahwa tulisan-tulisan dalam blog dimuat dalam urutan terbalik (isi tulisan terbaru baru diikuti tulisan yang lebih lama). Blog biasanya dapat diakses oleh semua pengguna internet karena terhubung langsung dengan google, sesuai dengan topik dan tujuan dari si pengguna blog tersebut.Blog ini merupakan sarana penunjang bagi PR untuk memuat berbagai tulisan yang menjelaskan, mengkonfirmasi dan menginformasikan mengenai nilai positif dari perusahaan dan produk yang diperlukan oleh publik. 

C. E-mail. Email merupakan surat elektronik dimana pengiriman dokumen melalui jaringan internet. Email tidak bias terlepas dari dunia bisnis pariwisata dan perhotelan maupun gaya dalam konteks pelaku PR karena email merupakan sarana yang efektif untuk membangan reputasi. Agar memberikan kesan yang bagus bagi pelanggan, saat ini banyak perusahaan membalas email keluhan yang disampaikan pelanggan selain panggilan langsung yang dilakukan oleh pelanggan. Hal yang harus menjadi perhatian bahwa terlalu lama dalam menjawab email yang disampaikan pelanggan bias menjadikan kesan yang buruk terhadap reputasi perusahaan yang telah dibangun secara offline dengan susah payah dan dengan biaya yang mahal. Melalui email, PR dapat mengirimkan informasi yang dibutuhkan pihak-pihak yang terkait dengan audience yang lebih luas dan pesan yang disampaikan kepada pelanggan pun juga bias lebih beragam dalam satu waktu. 

D. Millis. Millis singkatan dari mailing list yang berisi daftar alamat email yang tercantum dalam suatu group millis dalam yahoo. Dengan memiliki millis akan dapat mempercepat proses pengiriman informasi kepada sekumpulan pihak dengan sekali klik saja. Perusahaan yang membuat millis bagi media, mitra kerja, karyawan, pelanggan akan dapat menyampaikan informasi dengan cepat dan efisien.

E. Jejaring sosial. Jejaring sosial telah berkembang pada dunia maya dan menjadi trend tersendiri dikalangan anak muda.Menjadi kesempatan besar bagi pelaku PR untuk mengembangkan jangkauan publik melalui jejaring sosial.Jejaring sosial sangat berguna bagi publikasi karena menggunakan berbagai fasilitas pendukung di dalamnya. Contoh jejaring social yang bias digunakan pelaku PR adalah sebagai berikut. 

1. Facebook, yakni situs web jaringan sosial yang diluncurkan pada tanggal 4 Februari 2004 oleh Merk Zuckerberg, seorang lulusan Harvard dan mantan murid Ardsley High School. Keanggotaan pada awalnya hanya siswa Harvard College, namun kemudian berkembang ke sekolah lain di wilayah Boston (Boston College, Boston University, MIT, Tufts), Rochester, Standford, NYU, Northwestern dan semua sekolah termasuk dalam Ivy League. Dari September 2006 hingga September 2007, peringkatnya naik dari posisi ke-60 ke posisi ke-7 situs paling banyak dikunjungi dan merupakan situs nomor satu di Amerika Serikat, mengungguli situs public lain dengan 8,5 juta foto dimuat setiap harinya. www.facebook.com 
2. Twitter, merupakan suatu situs layanan jaringan sosial dan mikroblog yang memberikan fasilitas bagi pengguna untuk mengirimkan “pembaharuan” berupa tulisan teks dengan panjang maksimum 140 karakter melalui SMS, pengirim pesan instan, surat elektronik atau aplikasi seperti Twitterrific dan Twitbin. Twitter didirikan pada Maret 2006 oleh perusahaan rintisan Obvious Corp. Kesuksesan Twitter membuat situs lain meniru konsepnya, terkadang menawarkan layanan spesifik lokal suatu negara atau menghubungkan dengan layanann lainnya. 

F. Video Conference. Video conference merupakan telekomunikasi dengan menggunakan audio dan video sehingga terjadi pertemuan di tempat yang berbeda-beda. Ini bisa berupa antara dua orang secara pribadi dalam kantor (point-point) atau mengikutsertakan beberapa orang dalam ruang (multi-point) di tempat yang berbeda-beda. Video conference ini dapat dibagi atas:

1. Two-way videoconference 
2. One-way videoconference 
3. Non-motion videoconference 

G. IRC. Internet Relay Chat atau IRC disebut dengan chatting yaitu forum diskusi online para pengguna internet dengan menggunakan tulisan sebagai alat untuk berdiskusi. IRC ini menyediakan suatu cara untuk berkomunikasi secara langsung dengan orang-orang di seluruh dunia. IRC terdiri bermacam-macam jaringan server IRC (mesin-mesin untuk menghubungkan pemakai dengan IRC).Para pengguna memiliki suatu program (yang disebut ‘client’) untuk menghubungkan mareka.Seperti, YM (yahoo masenger), google talk, twitter, chatting dalam facebook, dan lain sebagainya. 

H. Vide News Releases. VNR merupakan news releases yang disiarkan berita televisi. Durasinya dari 90 detik sampai dua menit. Salah satu bentuk VNR adalah Edited B-roll yaitu merupakan bahan kasar yang berdurasi tiga sampai lima menit dan belum mengalami proses pengeditan. VNR ataupun edited B-roll menggunakan internet sebagai media penyalurannya. 

I. Webcast. Webcast menggabungkan konsep audio dan video yang disiarkan melalui internet. 

J. Satelit Media Tours (SMT). SMT terkait dengan spokeperson, baik selebriti ataupun orang yang memang dipilih untuk menjadi humas suatu produk, perusahaan atau organisasi. Konsep PR dapat melakukan semacam konferensi pers dimana ada wawancara yang terjadi antara dirinya dan reporter yang natinya akan disiarkan dibeberapa stasiun televisi. SMT disiarkan melalui satelit.Alat PR memungkinkan adanya interaksi atau diolog antara klien dan spokperson perusahaan atau produk. 

Meskipun terdapat beragam teknologi yang membuat PR semakin canggih dan mampu menjangkau pelanggan yang luas, yang terpenting adalah memuat unsur pemberitaan yang lengkap dimana what, who, why, when dan where terpenuhi. Selain itu, agar menarik minat khalayak untuk dibaca dan ditonton, PR haruslah mampu memasukkan news value agar informasi yang disampaikan memiliki nilai tersendiri.

Rangkuman 

Dalam melaksanakan tugas dan perannya pelaku PR memanfaatkan penggunaan teknologi sebagai sarana penyampaian informasi kepada khalayak atau pelanggan. Citra perusahaan akan tercermin pada peggunaan teknologi dalam penyampaian informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan. Teknologi yang dapat digunakan pelaku PR dalam melaksanakan kegiatannya antara lain; Web pages, Blog, e-mail, millis, jejaring social,video conference, IRC, Vide News releases, Webcast, Satelit Media Tours.